Fungsi, Isi, dan Prinsip-Prinsip Dasar Pegelolaan Dokumen

Mata Kuliah Organisasi Informasi

Dosen : Bapak Nurjati Widodo, S.AP, M.AP

A.   PENGERTIAN DOKUMEN

Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar. Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986; 38) seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.

G.J. Renier, sejarawan terkemuka dari University College London, (1997; 104) menjelaskan istilah dokumen dalam tiga pengertian, pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik sumber tertulis maupun sumber lisan; kedua dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.

Dari berbagai pengertian di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

B.   MACAM-MACAM DOKUMEN

Dokumen dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu dokumen publik dan dokumen semi publik. Dokumen publik berisi informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas.  Dokumen jenis ini biasanya terdapat di perpustakaan dalam bentuk buku-buku atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpukan, menyimpan, dan mengelola dokumen publik tersebut.

Sedangkan, untuk dokumen semi publik biasanya hanya terdapat di sebuah badan usaha, lembaga, organisasi, instansi, dsb. Dokumen-dokumen tersebut disimpan di unit kerja pada setiap lembaga dan dikelola oleh records manager. Fungsi dari dokumen semi publik ini untuk mempermudah badan usaha, lembaga, organisasi, instansi tersebut agar dokumen-dokumen tersebut dapat dipakai untuk menjalankan kegiatan sehari-hari. Dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi untuk menjalankan kegiatan sehari-hari tetapi memiliki nilai historis tetap akan disimpan di dalam sebuah tempat penyimpanan khusus dan orang yang mengelolanya disebut arsiparis.

Dokumen yang berisi informasi semi publik ini terbagi lagi menjadi dua jenis, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis atau rekod merupakan dokumen-dokumen yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari oleh sebuah organisasi. Arsip dinamis terbagi lagi kedalam tiga macam jenis arsip yaitu:

·         Arsip aktif: arsip yang masih digunakan untuk kelangsungan kerja.

·         Arsip semi aktif: arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang

·         Arsip inaktif: arsip yang hanya sesekali digunakan untuk proses pekerjaan sehari-hari.

Sedangkan, arsip statis atau arsip adalah  rekod yang sudah tidak lagi digunakan untuk kegiatan sehari-hari namun  masih perlu dilestarikan karena nilai historisnya. Setelah melewati  siklus hidupnya sebagai arsip dinamis yang diatur dengan sebuah jadwal retensi, yaitu daftar yang berisi sekurang kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip, kemudian rekod dihadapkan pada dua pilihan, yaitu dimusnahkan atau disimpan secara permanen.

Pada penyimpanan secara permanen ini rekod  berubah menjadi arsip statis dengan sebelumnya diidentifikasi dan  ditaksir arsip-arsip mana saja yang memiliki nilai berkesinambungan untuk  kemudian disimpan secara permanen di dalam gudang penyimpanan atau pusat arsip.

C.   FUNGSI DAN ISI DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

1.      Dokumen publik

·         Dokumen yang menjadi milik bersama atau kolektif.

·         Dokumen ini dapat dimanfaatkan secara bebas oleh semua anggota masyarakat karena tersimpan dalam bentuk rekaman atau catatan yang setiap saat dapat dilihat dan dipelajari oleh siapa saja.

2.      Dokumen semipublik

·         Direkam dan dipublikasikan secara terbatas

·         Bermanfaat bagi kelompok tertentu

·         Tidak boleh dipakai orang luar.

§  Rekod

Rekod merupakan dokumen yg diciptakan atau diterima oleh badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya.

Contoh : SIM, KTP, KTM dll.

§  Arsip

Arsip adalah berkas pranata umum maupun swasta yang dinilai perlu disimpan secara permanen untuk untuk tujuan acuan dan penelitian dan telah disimpan atau telah dipilah untuk disimpan pada sebuah lembaga kearsipan.

Contoh : Surat Pernyataan Penyerahan Anak , Surat Pernyataan Penyerahan Rumah, Surat Pernyataan Skck (Surat Keterangan Catatan Kepolisian).

D.   PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGELOLAAN DOKUMEN

1.      Pengelolaan dokumen harus murah

Murah dalam pengertian pengelolaan dokumen tidak diartikan sedikit, namun merupakan rasio antara input yang lebih kecil dari pada output-nya. Dengan input yang seminimal mungkin termasuk biaya, sumber daya manusia, alat dan lain-lain namun menghasilkan sesuatu yang besar. Pengelolaan arsip inaktif yang murah terutama dikaitkan dengan ruang simpan/gedung, alat murah, dan mampu menampung banyak arsip dengan biaya operasional yang murah.

2.      Pengelolaan dokumen harus accessible

Accessible artinya dokumen dapat ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. Oleh karena itu, dalam pengelolaan dokumen inaktif di Pusat dokumen senantiasa harus dikembangkan sistem penemuan kembali yang tepat sehingga dapat menjamin ditemukannya dokumen dengan cepat-waktu, tepat-orang, dan tepat- dokumen.

3.      Pengelolaan dokumen  harus menjamin keamanan

Keselamatan dan keamanan dokumen menyangkut fisik maupun informasinya. Dengan demikian tempat penyimpanan dan pengelolaan dokumen inaktif harus representatif atau sekurang-kurangnya memenuhi unsur-unsur minimal. Lembaga pengelolaan dokumen inilah yang merupakan tempat atau fasilitas yang dirancang dandidesain untuk menyimpan dokumen, terdapat aktifitas-aktifitas tidak hanya pengolahan dokumen tetapi juga aktifitas yang terkait dengan keamanan dokumen seperti pemeliharaan, pencegahan dan penanggulangan kerusakan dokumen, kehilangan dokumen, dan kebocoran informasi dokumen.

Prinsip –Prinsip Pengelolaan Dokumen Publik (Bahan Pustaka)

Pengolahan atau processing koleksi perpustakaan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan siap di pergunakan oleh pemakai.  Pengolahannya meliputi:

1. Membuat indentifikasi informasi

dimulai dari registrasi,

·         pertama yaitu mencatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi koleksi, sehingga semua koleksi diketahui jumlahnya, tercatat rapi dan jelas. catatan keterangan fisik seperti pengarang, judul, jumlah eksemplar, dan informasi lain yang dianggap penting

·         kedua, memberikan identitas agar smua koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai bukti miliki perpustakaan, dengan cara membubuhkan stempel pada halaman tertentu.

2. Katalogisasi

·         Membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/ bahan pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, julah halaman, kolasi, ilustrasi dan lainnya.

·          Katalogisasi menggunakan pedomanan standar misal Tajuk Subyek, AACR II

·          Hasilnya adalah kartu katalog

3. Klasifikasi

·          Adalah mengelompokan seluruh koleksi menurut kelas/ kelompok tertentu.  Biasanya menurut subyek atau isi buku.  Tujuannya dalah semua subyek yang sama pemberian nomor kode (kelas) atas semua informasi menurut sistem tertentu

·         Maksudnya agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah dicari kembali.

·         Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas dan kelompok koleksi informasi menurut isi dan subyek

·         Pedoman standar DDC (Dewey Decimal Classification) dan UDC (Universal Decimal Classification),  tajuk subyek

4. Kelengkapan koleksi

·         Antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog, sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan.

·         Kartu dijajarkan sebagai pedoman dan dijajarkan menurut sistem tertentu (abjad/kamus, nomor kelas).  Kartu katalog adalah wakil koleksi, oleh karena itu jajaran kartu katalog dan koleksi harus sama.

5. Penyusunan koleksi

·         Penyusunan, penataan, dan penempatan koleksi pada rak buku dipergunakan oleh pengunjung perpustakaan.

1.      Penyusunan ada dua cara, pertama adalah penempatan tetap (buku yang sudah ditempatkan tidak akan berubah lokasinya)

2.      Penempatan relatif (buku bisa bergeser sesuai dengan kebutuhan)

6. Pengolahan dengan komputer

·         Kegiatan yang mesti dilakukan adalah pemasukan data, pembuatan lembar kerja dan pembuatan barcode.

·         Namun ada beberapa kegiatan yang harus tetap dilakukan yaitu registrasi, katalogisasi dan klasifikasi.

Prinsip – Prinsip Pengelolaan Dokumen Semi – Publik

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu :

1)      Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas:

a.       pengelolaan arsip dinamis; dan

b.      pengelolaan arsip statis

2)      Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif

3)      Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.

4)      Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.

5)      Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh arsiparis.

Pengelolaan Arsip Statis

Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara  efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Pengelolaan arsip statis meliputi:

1. Akuisisi arsip statis

Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi khasanah arsip yang dilakukan sebuah lembaga arsip. Pelaksanaannya bisa berupa penerimaan dari penyerahan arsip instansi/lembaga/perorangan ataupun penarikan arsip dari lembaga/instansi/perorangan. Pada prosesnya secara umum, akuisisi dapat dilakukan melalui donasi (sumbangan), transfer (pemindahan), atau pembelian “purchases”. (Reed, 1993: 137). Ketiga cara ini masing- masing berada dalam konteks hubungan kerja yang berbeda.

2. Pengolahan arsip statis;

Proses mengolah dan menata informasi dan fisik arsip statis hasil akuisisi di Lembaga Kearsipan sehingga arsip mudah ditemukan berdasarkan prinsip-prinsip pengaturan arsip (asal usul dan aturan asli) dan standar pengolahan arsip statis, meliputi:
1) Penataan informasi arsip statis;
2) Penataan fisik arsip statis;
3) Pembuatan finding aids atau sarana bantu penemuan kembali arsip (berupa guide, daftar arsip statis, inventaris arsip, dll.);
4) Penyimpanan arsip di ruang simpan sesuai dengan standar penyimpanan arsip statis.

3. Preservasi arsip statis; dan

Preservasi atau pelestarian arsip adalah tindakan perlindungan dan perawatan arsip sehingga dapat disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka waktu lama. Berdasarkan pengertian ini, maka kegiatan preservasi meliputi kegiatan pemeliharaan, perawatan, penyimpanan, perlindungan atau pengamanan arsip baik fisik maupun informasinya. Dengan kata lain pelestarian atau preservasi arsip secara umum bertujuan untuk melindungi fisik arsip agar awet, menghindarkan kerusakan sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya.

4. Akses arsip statis.

Yaitu Pemanfaatan, pendayagunaan, pelayanan publik.
Prinsip yang harus dipegang dalam melakukan akses arsip statis adalah prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip serta sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip.

Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, yang didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut. Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.

Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

1. Penciptaan Arsip Dinamis

Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

2. Penggunaan Arsip Dinamis

Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih selalu-sering-kadang-kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk kepentingan manajerial dan operasional organisasi.

3. Pemeliharaan Arsip Dinamis

Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air.

Oleh karena itu untuk memelihara arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela dan pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga, hewan kecil dan lainnya. Saluran air tidak melalui ruangan arsip. Suhu udara dan tingkat kelembaban udara diatur dan untuk mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC selama 24 jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam, dan arsip disusun agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat, dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga/rayap dapat dimasukkan kapur barus ke kotak/laci/almari arsip.

4. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara .

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.